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Contabilidad Gubernamental (Tarea )

Introducción Esta tarea a presentar está basada en diferentes temas uno de ellos es la contabilidad gubernamental, ésta la podemos defi...

sábado, 2 de abril de 2016

Sistemas De Contabilidad (tarea 2)

Universidad Abierta Para Adultos
UAPA

Materia:
Sistemas de Contabilidad.

Tema:
Tarea 2



Tarea II
Después de estudiar el contenido de la Unidad conteste lo siguiente:
Elabore un resumen de la unidad II de acuerdo al contenido del programa de la asignatura.
2.1. Sistemas Integrados.
Es un Sistema de Información que hace uso intensivo y extensivo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) para integrar o centralizar la gestión de la información dentro de una organización. Un SII soporta todos los procesos de negocio y de soporte de la organización.
2.2. Sistemas no Integrados.
Es aquel en el que la información es transferida al final de periodos previamente definidos, en este tipo de sistema la información compartida no existe.
2.3. Sistemas Auxiliares.
Es aquel sistema que maneja en forma operativa y detallada todas las transacciones comunes o las actividades típicas de un negocio.  Producción, ventas, facturación, inventarios, cuentas por pagar, etc.
2.4. Principales objetivos del análisis.
Uno de los objetivos principales es verificar que la información procesada por el sistema se está efectuando de acuerdo con los estándares establecidos por la empresa.
Asegurar la integridad de los datos.
Adecuar el registro y procesamiento de las operaciones.
Presentar la información financiera en forma confiable.
Garantizar la oportunidad en la presentación de la información.
2.5. Análisis de los sistemas contables.
Dentro de este análisis existen diferentes metodologías para el análisis de cualquier sistema, así como por ejemplo: análisis estructurado, análisis orientado a objetivos y otras mitologías particulares. Un sistema de información contable comprende al menos los siguientes elementos, Hardware donde se procesa la información, Software o programas,  Recursos Humanos, Políticas y normas contables por la entidad.
2.6. El tamaño de la empresa y los procesos contables.
A medida que una empresa crece, sus operaciones se vuelven cada vez más complejas y aumentan en volumen.
Sin importar que clase de empresa sea, los procesos contables se hacen más complejos a medida que aumenta el tamaño. Así mismo, los diferentes procesos establecen el surgimiento de especializaciones del conocimiento contable que se adaptan a las necesidades de cada uno de éstos.
a) Contabilidad Gubernamental Es la técnica que registra sistemáticamente las operaciones que realizan las dependencias y entidades de la administración pública, así como los eventos económicos identificables y cuantificables que le afecten, con el objeto de generar información financiera, presupuestal, programática y económica contable, completa y de manera oportuna para apoyar las decisiones de los funcionarios de las entidades públicas, en sus distintos ámbitos y fases del proceso
b) Contabilidad: es una de las ramas de la contabilidad. Se trata en esta industria de establecer tan exactamente como sea posible el precio de costo de las cosechas o de los animales. La práctica de esta contabilidad es bastante delicada
 La contabilidad agropecuaria se aplica también a otros fines tales como obtener información necesaria y correcta para cumplir con los requisitos del pago del impuesto de la renta; ayudar al finquero a planificar el mejoramiento de la infraestructura de su finca, con lo que éste tendrá mayor conocimiento sobre la gestión empresarial y la rentabilidad del negocio, de acuerdo a los beneficios obtenidos en la explotación.
 c) Contabilidad Bancaria: se ocupa de la capacitación, la medición y la valoración de todos aquellos elementos financieros que circulen internamente en un banco. Por otra parte comprende también la actividad de control de la información de todo el dinero que circule en una entidad bancaria con el fin de suministrarles a los gerentes bancarios, las herramientas para que puedan realizar la toma decisiones que determinarán cuáles serán los próximos pasos del desarrollo de la contabilidad bancaria.
d) Contabilidad Hotelera: trata sobre el control, manejo y registro de los ingresos, costos, y gastos de un hotel, sobre la base de los principios y normas de Contabilidad generalmente aceptados. Trata de suministrar informaciones precisas con la finalidad de que sirvan de herramienta y guía para la toma de decisiones y futuras proyecciones.
e) Contabilidad de Petróleo y Minas Es la técnica de registrar las operaciones administrativas financieras, de exploración, explotación, beneficio y comercialización que realiza una empresa minera en el ejercicio de su giro o actividad.
2.7. Aspectos que influyen en los sistemas y la contabilidad.
La base de todo negocio exitoso u organización es un sistema de contabilidad que funciona bien. Los sistemas de contabilidad proporcionan un método informatizado de registro y seguimiento de operaciones financieras diarias, mensuales y anuales de una empresa. Además, las empresas pequeñas y grandes utilizan sistemas de contabilidad para generar datos que les permita tomar decisiones acertadas.
Explique la necesidad de que las empresas tengan un sistema y procedimientos contables adecuados para una buena gestión financiera.
Es muy necesario, ya que estos garantizan el buen funcionamiento de toda empresa porque permiten realizar los procesos contables de forma más rápida y segura además que genera información de calidad que el gerente de una empresa puede utilizar para la toma de decisiones financieras.
Enumera y describe las características de un sistema de contabilidad pudiendo establecer parámetros ante aquellos que presentan deficiencias o no.

1.       Debe ser económico: el costo del software es muy importante, los sistemas gratuitos normalmente cuentan con varias limitaciones en la configuración.
2.       Debe tener su propio manual de usuario: todo sistema tiene sus propias configuraciones, para comprenderlas es recomendable tener material de apoyo.
3.       Debe ser multi- empresa: esto ayudaría a gestionar 2 o más empresas a la vez.
4.       Debe ser multi- usuario: esto con el motivo de permitir el trabajo de 2 o más usuarios para agilizar la gestión contable.
5.       Debe ser multi-moneda: esto facilitará trabajar con una o varias monedas a la vez permitiendo trabajar con moneda local o extranjera.
6.       Debe tener soporte y garantía: un sistema contable de pago permite tener soporte ya sea online o presencial además de la garantía del software.
7.       Impresión de informes: los informes deben ser impresos ya sean balance general, mensual, balance de comprobación, estado de resultado, pérdidas, ganancias, etc.
8.       Exportar reportes: además de la impresión de los trabajos, debe ser compatibles con otros tipos de documentos para su mejor presentación ya sea en Excel, Word o PDF.
9.       Debe permitir la creación de perfiles de usuarios: ayuda a la seguridad de los datos, mantenimiento de contraseñas y permisos para cada usuario.
10.   Deber permitir copias de seguridad: es importante tener el respaldo de varias copias de todas las actividades que va realizando la empresa y los datos que va generando.
¿Qué es un sistema integrado y como funciona,  ponga un ejemplo práctico de como funcionaria el auxiliar de inventario y cuentas por pagar en un sistema integrado, como pasaría la información de un módulo a otro y como pasaría esta información a las cuentas contable y al área de contabilidad (mayor General)?
Un sistema integrado es aquel que implica compartir información entre dos o más sistema.  Un sistema integrado funciona eliminado redundancia de la información es decir la información que pueda ser duplicada, facilita el acceso a los datos o información y facilita la elaboración de informes.
-              Cómo funciona el auxiliar de inventario y   el auxiliar de cuentas por pagar.
En el sistema integrado la información puede transferirse de dos formas, automática previamente se definen los parámetros correspondientes en la primera etapa para que la información se trasfiera, este proceso es transparente para el usuario. La segunda forma de traspasar la información es iniciada por un usuario, ya sea diariamente, semanal o mensual, este proceso se debe realizar haciendo una relación con los datos que serán actualizados para evitar movimientos no válidos.
A las cuentas contables la información, desde el momento que se registra una factura, una venta, etc.  Automáticamente se crea la entrada de diario.
En el sistema integrado la información puede transferirse de dos formas,
1) Automática previamente: se definen los parámetros correspondientes en la primera etapa para que la información se trasfiera, este proceso es transparente para el usuario.
2) La segunda forma de traspasar la información es iniciada por un usuario, ya sea diariamente, semanal o mensual, este proceso se debe realizar haciendo una relación con los datos que serán actualizados para evitar movimientos no válidos.
A las cuentas contables la información, desde el momento que se registra una factura, una venta, etc.
¿Qué es un sistema no integrado y como funciona?, poner los mismo ejemplos anteriores desde la óptica de un sistema no integrado.
Un sistema no integrado es aquel en el que la información es transferida al final de periodos previamente definidos, en este tipo de sistema la información compartida no existe.
Por este tipo de sistema la información solo puede ser trasferida por un usuario pertinente. Si algún usuario desea conocer cuántas órdenes de compra pertenecen a producción o cuantas órdenes de materia prima están pendientes alguien tiene que traspasar la información porque el sistema por sí solo no lo hace, así pasa con todos los procesos.
Realizar un cuadro con un sistema integrado de una empresa comercial por auxiliares.
Agropecuaria Don Roberto

Sistema integrado por auxiliares
Artículos, precios, entrada de almacén, salida de almacén, devoluciones, etc.
Inventario
Proceso-consultas-inventario-registrar inventario
Producción

Registro de clientes, registro de facturas, clasificación de clientes, etc.
cuentas por cobrar
Proceso-consultas-reportes-cierres-instalación
Bancos

Suplidores, facturas, movimientos, etc.
Cuentas por pagar
Proceso-consultas-reportes-cierres-instalación

Definir sistema auxiliar y poner 3 ejemplos.
Un sistema auxiliar es aquel sistema que maneja en forma operativa y detallada todas las transacciones comunes o las actividades típicas de un negocio.  Producción, ventas, facturación, inventarios, cuentas por pagar, etc.

Ejemplo:
El registro de los derechos que se tiene por cobrar de las ventas que se hacen. (Función de facturación).
El registro de los cobros por los bienes o servicios vendidos o prestados. (Función de cobranza).
El registro de compra de mercancía. (Función de producción).
Describa las etapas  del funcionamiento de un sistema integrado. Poner un ejemplo práctico de cada etapa.
Definición de parámetros: consiste en una definición inicial que se le da a un sistema para que sea tomada en cuenta para su funcionamiento.  Por ejemplo una rutina que tenga como finalidad devolver el número más alto de una lista, esperará que le pasemos dicho conjunto de valores como parámetro para realizar su tarea.
Captura de la información: es un sistema integrado se refiere al momento en el cual se transfieren las operaciones de un sistema a otro.
Transferencia de la información: para que un sistema sea integrado debe existir una transferencia de información desde donde se originan los datos hasta el sitio donde serán contabilizados. La transferencia de información se realiza de forma autónoma o iniciada por un usuario.
Control sobre la transferencia: en un sistema integrado la información se puede clasificar dependiendo de si la transferencia es inmediata o a final de un periodo. Por ejemplo el retiro en efectivo de un cajero automático es un ejemplo de trasferencia inmediata y un sistema de facturación de una empresa de electricidad es un ejemplo de trasferencia al final del periodo.
Cual para usted es más conveniente para el trabajo contable ente un sistema integrado y uno no integrado. Justifique su respuesta
Pues yo opino que es el sistema integrado ya que es as rápido y mejor, ya que ahí tenemos todas las informaciones disponibles.
 II. Analice la siguiente Casuística:
Debilidades de Sistemas. Las organizaciones con el transcurso del tiempo y el avance de la ciencia y la tecnología han ido incrementando la mecanización y automatización de los sistemas que hasta no hace mucho eran llevados en forma manual. El avance de la tecnología puede traer consecuencias no deseadas, cuando personal no entrenado y sin los conocimientos básicos de sistemas se desempeñan en posiciones que requieren de tales herramientas.
Hace dos años Industrias Farmacéuticas REPRIF, S.A. adquirió un sistema contable a un distribuidor local. Las demostraciones llevadas a cabo por el proveedor, aseguraban que el sistema podía manejar los inventarios por los métodos promedio, UEPS o PEPS. Una vez instaladas y hechas las pruebas, posteriores a la adquisición del software, el departamento de contabilidad pudo comprobar que ello no era cierto, ya que el sistema no tomaba la información por lotes en el caso del UEPS o PEPS, sino que promediaba cualquier lote en forma aleatoria. Esta deficiencia del sistema era subsanada por el contador mediante asientos de ajustes mensuales, para los cuales el determinar el correcto del ajuste generaba un gran trabajo manual. Cuando se efectuó el primer cierre del ejercicio con el sistema, las cifras finales de las cuentas reales no eran traspasadas automáticamente como saldo inicial del siguiente periodo, sino que se debía realizar un “asiento de apertura” de saldos para el siguiente ejercicio económico, y el comprobante a registrar en forma manual para abrir los saldos del periodo siguiente, era sumamente extenso.
Preguntas:
a)   ¿Cuáles son los errores que tenía el sistema contable adquirido por REFRIP, C.A. y que impacto considera usted podrían tener tales deficiencias en los estados financieros?
No podía manejar los inventarios por los métodos PEPS, UEPS Y PROMEDIO, porque que el sistema no tomaba la información por lotes en el caso del UEPS o PEPS, sino que promediaba cualquier lote en forma aleatoria.
No eran traspasaba las cifras finales de las cuentas reales automáticamente como saldo inicial del siguiente periodo.
b)   ¿Qué medidas preventivas antes de adquirir el software contable debió adoptar la empresa?
Pues opino que antes de adquirirlo la empresa debió poner a prueba este sistema y también analizar y conocer el tipo de proveedor con el que iban a hacer negocios, y después de estar seguros que todo estaba bien decidir si iban a querer o no dicho software.
c)    Seguidamente se le muestran algunas variables que se deben tener en cuenta para evaluar un software contable. Evalúe cuales de estas variables pudieran no haber sido tomadas en cuenta por REFRIF, C.A. de acuerdo con la exposición del caso.
-        Costo del software
-        Requerimiento de hardware
-        Grado de satisfacción de las necesidades
-        Grado de complejidad del sistema
-        Documentación
-        Características del proveedor

-        Niveles de seguridad

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