Universidad Abierta Para Adultos
UAPA
Materia:
Sistemas de Contabilidad.
Tema:
Tarea 2
Tarea II
Después de estudiar
el contenido de la Unidad conteste lo siguiente:
Elabore un resumen de
la unidad II de acuerdo al contenido del programa de la asignatura.
2.1. Sistemas
Integrados.
Es un Sistema de Información que hace uso intensivo y
extensivo de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) para
integrar o centralizar la gestión de la información dentro de una organización.
Un SII soporta todos los procesos de negocio y de soporte de la organización.
2.2. Sistemas no
Integrados.
Es aquel en el que la información es transferida al final de
periodos previamente definidos, en este tipo de sistema la información
compartida no existe.
2.3. Sistemas
Auxiliares.
Es aquel sistema que maneja en forma operativa y detallada
todas las transacciones comunes o las actividades típicas de un negocio. Producción, ventas, facturación, inventarios,
cuentas por pagar, etc.
2.4. Principales
objetivos del análisis.
Uno de los objetivos principales es verificar que la información
procesada por el sistema se está efectuando de acuerdo con los estándares
establecidos por la empresa.
Asegurar la integridad de los datos.
Adecuar el registro y procesamiento de las operaciones.
Presentar la información financiera en forma confiable.
Garantizar la oportunidad en la presentación de la
información.
2.5. Análisis de los
sistemas contables.
Dentro de este análisis existen diferentes metodologías para
el análisis de cualquier sistema, así como por ejemplo: análisis estructurado,
análisis orientado a objetivos y otras mitologías particulares. Un sistema de
información contable comprende al menos los siguientes elementos, Hardware
donde se procesa la información, Software o programas, Recursos Humanos, Políticas y normas
contables por la entidad.
2.6. El tamaño de la
empresa y los procesos contables.
A medida que una empresa crece, sus operaciones se vuelven
cada vez más complejas y aumentan en volumen.
Sin importar que clase de empresa sea, los procesos
contables se hacen más complejos a medida que aumenta el tamaño. Así mismo, los
diferentes procesos establecen el surgimiento de especializaciones del
conocimiento contable que se adaptan a las necesidades de cada uno de éstos.
a) Contabilidad Gubernamental Es la técnica que registra
sistemáticamente las operaciones que realizan las dependencias y entidades de
la administración pública, así como los eventos económicos identificables y
cuantificables que le afecten, con el objeto de generar información financiera,
presupuestal, programática y económica contable, completa y de manera oportuna
para apoyar las decisiones de los funcionarios de las entidades públicas, en
sus distintos ámbitos y fases del proceso
b) Contabilidad: es una de las ramas de la contabilidad. Se
trata en esta industria de establecer tan exactamente como sea posible el
precio de costo de las cosechas o de los animales. La práctica de esta
contabilidad es bastante delicada
La contabilidad
agropecuaria se aplica también a otros fines tales como obtener información
necesaria y correcta para cumplir con los requisitos del pago del impuesto de
la renta; ayudar al finquero a planificar el mejoramiento de la infraestructura
de su finca, con lo que éste tendrá mayor conocimiento sobre la gestión
empresarial y la rentabilidad del negocio, de acuerdo a los beneficios
obtenidos en la explotación.
c) Contabilidad
Bancaria: se ocupa de la capacitación, la medición y la valoración de todos
aquellos elementos financieros que circulen internamente en un banco. Por otra
parte comprende también la actividad de control de la información de todo el
dinero que circule en una entidad bancaria con el fin de suministrarles a los
gerentes bancarios, las herramientas para que puedan realizar la toma
decisiones que determinarán cuáles serán los próximos pasos del desarrollo de
la contabilidad bancaria.
d) Contabilidad Hotelera: trata sobre el control, manejo y
registro de los ingresos, costos, y gastos de un hotel, sobre la base de los
principios y normas de Contabilidad generalmente aceptados. Trata de
suministrar informaciones precisas con la finalidad de que sirvan de
herramienta y guía para la toma de decisiones y futuras proyecciones.
e) Contabilidad de Petróleo y Minas Es la técnica de
registrar las operaciones administrativas financieras, de exploración,
explotación, beneficio y comercialización que realiza una empresa minera en el
ejercicio de su giro o actividad.
2.7. Aspectos que
influyen en los sistemas y la contabilidad.
La base de todo negocio exitoso u organización es un sistema
de contabilidad que funciona bien. Los sistemas de contabilidad proporcionan un
método informatizado de registro y seguimiento de operaciones financieras
diarias, mensuales y anuales de una empresa. Además, las empresas pequeñas y
grandes utilizan sistemas de contabilidad para generar datos que les permita
tomar decisiones acertadas.
Explique la necesidad
de que las empresas tengan un sistema y procedimientos contables adecuados para
una buena gestión financiera.
Es muy necesario, ya que estos garantizan el buen funcionamiento
de toda empresa porque permiten realizar los procesos contables de forma más
rápida y segura además que genera información de calidad que el gerente de una
empresa puede utilizar para la toma de decisiones financieras.
Enumera y describe
las características de un sistema de contabilidad pudiendo establecer
parámetros ante aquellos que presentan deficiencias o no.
1.
Debe ser económico: el costo del software es muy
importante, los sistemas gratuitos normalmente cuentan con varias limitaciones
en la configuración.
2.
Debe tener su propio manual de usuario: todo
sistema tiene sus propias configuraciones, para comprenderlas es recomendable
tener material de apoyo.
3.
Debe ser multi- empresa: esto ayudaría a
gestionar 2 o más empresas a la vez.
4.
Debe ser multi- usuario: esto con el motivo de
permitir el trabajo de 2 o más usuarios para agilizar la gestión contable.
5.
Debe ser multi-moneda: esto facilitará trabajar
con una o varias monedas a la vez permitiendo trabajar con moneda local o
extranjera.
6.
Debe tener soporte y garantía: un sistema
contable de pago permite tener soporte ya sea online o presencial además de la
garantía del software.
7.
Impresión de informes: los informes deben ser
impresos ya sean balance general, mensual, balance de comprobación, estado de
resultado, pérdidas, ganancias, etc.
8.
Exportar reportes: además de la impresión de los
trabajos, debe ser compatibles con otros tipos de documentos para su mejor
presentación ya sea en Excel, Word o PDF.
9.
Debe permitir la creación de perfiles de
usuarios: ayuda a la seguridad de los datos, mantenimiento de contraseñas y
permisos para cada usuario.
10.
Deber permitir copias de seguridad: es
importante tener el respaldo de varias copias de todas las actividades que va
realizando la empresa y los datos que va generando.
¿Qué es un sistema
integrado y como funciona, ponga un
ejemplo práctico de como funcionaria el auxiliar de inventario y cuentas por
pagar en un sistema integrado, como pasaría la información de un módulo a otro
y como pasaría esta información a las cuentas contable y al área de
contabilidad (mayor General)?
Un sistema integrado es aquel que implica compartir
información entre dos o más sistema. Un
sistema integrado funciona eliminado redundancia de la información es decir la
información que pueda ser duplicada, facilita el acceso a los datos o
información y facilita la elaboración de informes.
- Cómo
funciona el auxiliar de inventario y el
auxiliar de cuentas por pagar.
En el sistema integrado la información puede transferirse de
dos formas, automática previamente se definen los parámetros correspondientes
en la primera etapa para que la información se trasfiera, este proceso es
transparente para el usuario. La segunda forma de traspasar la información es
iniciada por un usuario, ya sea diariamente, semanal o mensual, este proceso se
debe realizar haciendo una relación con los datos que serán actualizados para
evitar movimientos no válidos.
A las cuentas contables la información, desde el momento que
se registra una factura, una venta, etc.
Automáticamente se crea la entrada de diario.
En el sistema integrado la información puede transferirse de
dos formas,
1) Automática previamente: se definen los parámetros
correspondientes en la primera etapa para que la información se trasfiera, este
proceso es transparente para el usuario.
2) La segunda forma de traspasar la información es iniciada
por un usuario, ya sea diariamente, semanal o mensual, este proceso se debe
realizar haciendo una relación con los datos que serán actualizados para evitar
movimientos no válidos.
A las cuentas contables la información, desde el momento que
se registra una factura, una venta, etc.
¿Qué es un sistema no
integrado y como funciona?, poner los mismo ejemplos anteriores desde la óptica
de un sistema no integrado.
Un sistema no integrado es aquel en el que la información es
transferida al final de periodos previamente definidos, en este tipo de sistema
la información compartida no existe.
Por este tipo de sistema la información solo puede ser
trasferida por un usuario pertinente. Si algún usuario desea conocer cuántas
órdenes de compra pertenecen a producción o cuantas órdenes de materia prima
están pendientes alguien tiene que traspasar la información porque el sistema
por sí solo no lo hace, así pasa con todos los procesos.
Realizar un cuadro
con un sistema integrado de una empresa comercial por auxiliares.
|
Agropecuaria
Don Roberto
|
||
|
Sistema integrado por auxiliares
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Artículos, precios, entrada de almacén, salida de
almacén, devoluciones, etc.
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|
Inventario
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Proceso-consultas-inventario-registrar inventario
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|
Producción
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|
Registro de clientes, registro de facturas,
clasificación de clientes, etc.
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|
cuentas por cobrar
|
Proceso-consultas-reportes-cierres-instalación
|
|
|
Bancos
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|
Suplidores, facturas, movimientos, etc.
|
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Cuentas por pagar
|
Proceso-consultas-reportes-cierres-instalación
|
|
Definir sistema
auxiliar y poner 3 ejemplos.
Un sistema auxiliar es aquel sistema que maneja en forma
operativa y detallada todas las transacciones comunes o las actividades típicas
de un negocio. Producción, ventas,
facturación, inventarios, cuentas por pagar, etc.
Ejemplo:
El registro de los derechos que se tiene por cobrar de las
ventas que se hacen. (Función de facturación).
El registro de los cobros por los bienes o servicios vendidos
o prestados. (Función de cobranza).
El registro de compra de mercancía. (Función de producción).
Describa las
etapas del funcionamiento de un sistema
integrado. Poner un ejemplo práctico de cada etapa.
Definición de
parámetros: consiste en una definición inicial que se le da a un sistema
para que sea tomada en cuenta para su funcionamiento. Por ejemplo una rutina que tenga como
finalidad devolver el número más alto de una lista, esperará que le pasemos dicho
conjunto de valores como parámetro para realizar su tarea.
Captura de la
información: es un sistema integrado se refiere al momento en el cual se
transfieren las operaciones de un sistema a otro.
Transferencia de la
información: para que un sistema sea integrado debe existir una
transferencia de información desde donde se originan los datos hasta el sitio
donde serán contabilizados. La transferencia de información se realiza de forma
autónoma o iniciada por un usuario.
Control sobre la
transferencia: en un sistema integrado la información se puede clasificar
dependiendo de si la transferencia es inmediata o a final de un periodo. Por
ejemplo el retiro en efectivo de un cajero automático es un ejemplo de
trasferencia inmediata y un sistema de facturación de una empresa de
electricidad es un ejemplo de trasferencia al final del periodo.
Cual para usted es
más conveniente para el trabajo contable ente un sistema integrado y uno no
integrado. Justifique su respuesta
Pues yo opino que es el sistema integrado ya que es as
rápido y mejor, ya que ahí tenemos todas las informaciones disponibles.
II. Analice la siguiente Casuística:
Debilidades de
Sistemas. Las organizaciones con el transcurso del tiempo y el avance de la
ciencia y la tecnología han ido incrementando la mecanización y automatización
de los sistemas que hasta no hace mucho eran llevados en forma manual. El
avance de la tecnología puede traer consecuencias no deseadas, cuando personal
no entrenado y sin los conocimientos básicos de sistemas se desempeñan en
posiciones que requieren de tales herramientas.
Hace dos años
Industrias Farmacéuticas REPRIF, S.A. adquirió un sistema contable a un
distribuidor local. Las demostraciones llevadas a cabo por el proveedor,
aseguraban que el sistema podía manejar los inventarios por los métodos
promedio, UEPS o PEPS. Una vez instaladas y hechas las pruebas, posteriores a
la adquisición del software, el departamento de contabilidad pudo comprobar que
ello no era cierto, ya que el sistema no tomaba la información por lotes en el
caso del UEPS o PEPS, sino que promediaba cualquier lote en forma aleatoria.
Esta deficiencia del sistema era subsanada por el contador mediante asientos de
ajustes mensuales, para los cuales el determinar el correcto del ajuste
generaba un gran trabajo manual. Cuando se efectuó el primer cierre del
ejercicio con el sistema, las cifras finales de las cuentas reales no eran
traspasadas automáticamente como saldo inicial del siguiente periodo, sino que
se debía realizar un “asiento de apertura” de saldos para el siguiente
ejercicio económico, y el comprobante a registrar en forma manual para abrir
los saldos del periodo siguiente, era sumamente extenso.
Preguntas:
a) ¿Cuáles son los errores que tenía el sistema
contable adquirido por REFRIP, C.A. y que impacto considera usted podrían tener
tales deficiencias en los estados financieros?
No podía manejar los inventarios por los métodos PEPS, UEPS
Y PROMEDIO, porque que el sistema no tomaba la información por lotes en el caso
del UEPS o PEPS, sino que promediaba cualquier lote en forma aleatoria.
No eran traspasaba las cifras finales de las cuentas reales
automáticamente como saldo inicial del siguiente periodo.
b) ¿Qué medidas preventivas antes de adquirir
el software contable debió adoptar la empresa?
Pues opino que antes de adquirirlo la empresa debió poner a
prueba este sistema y también analizar y conocer el tipo de proveedor con el
que iban a hacer negocios, y después de estar seguros que todo estaba bien
decidir si iban a querer o no dicho software.
c) Seguidamente se le muestran algunas
variables que se deben tener en cuenta para evaluar un software contable.
Evalúe cuales de estas variables pudieran no haber sido tomadas en cuenta por
REFRIF, C.A. de acuerdo con la exposición del caso.
- Costo del software
- Requerimiento de hardware
- Grado de satisfacción de las
necesidades
- Grado de complejidad del sistema
- Documentación
- Características del proveedor
- Niveles de seguridad
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