Universidad Abierta Para Adultos
UAPA
Materia:
Sistemas de Contabilidad.
Tema:
Tarea 5
Tema V
1.
¿Cuáles son
las principales áreas de la empresa donde
se debe implementar el uso de formulario y cuáles son estos formularios?
Ø Área de efectivo, caja: Los formularios a usar son: Recibos de caja,
orden de pago, avisos de cheques devueltos, movimiento diario de caja etc.
Ø Área de
compra e inventario: Los formularios a usar son: Requisición de materiales,
órdenes de compra, entradas al almacén, tarjeta de inventarios entre otros.
Ø Área de personal: Los formularios a usar son: solicitud de
empleo, ficha del trabajador, recibo de pago, contrato de trabajo, evaluación
de personal etc.
Ø Área de distribución y comercialización: Los
formularios a usar son: Nota de entrega de mercancías, facturas, cotizaciones,
arqueo de facturas etc.
2.
¿Cuáles son las características de los
formularios?
Estos deben
de cumplir con varias características entre estas están:
Sencillez en su diseño que no sea muy llamativo o sea que
desde que se vea se identifique con un formulario.
Debe de estar diseñado para un procedimiento en
específico Por ejemplo, si se va a recibir dinero tenemos el recibo de ingreso
que está diseñado para esto.
El orden en que se
solicita la información debe de esta diseñado en la misma secuencia en el cual
se general los datos: Por ejemplo si en el día de ayer recibí dinero no puedo
hacer el recibo siguiente con una fecha que no se posterior a ese día porque si
no va a concordar.
Un empleado no debe de validar formularios que por
razones de control interno sean incompatibles: Por ejemplo: En el área de
reclamaciones la persona que llena los avisos de accidente no puede firmar los
ajustes por pérdidas o por robo.
Las copias deben de ser distribuidas solo a los
departamentos que trabajen con los mismos. Por ejemplo, al departamento de
cobros no se le debe de dar formularios de reclamaciones.
Estos deben de
poseer espacios adecuados para las autorizaciones.
Entre otros.
3.
¿Qué importancia tiene controlar los
formularios en las empresas?
En cada área de la empresa es importante
controlar los formularios.
En el área de efectivo es importante porque evita fraudes o disposiciones
no autorizadas
.
En el área de compras e inventarios es importante para poder asegurar que
las compras se estén realizando en las cantidades precisas, con la cantidad y
en la oportunidad que se requieren, realizar únicamente las compras que se
requieren y no compras en exceso y tomas en cuenta los descuentos que deben
aprovechar los proveedores.
4.
¿Cuáles son las técnicas para el diseño de
formularios?
Ø Características de los formularios.
Ø Clasificación de los formularios.
Ø Diseño de formularios.
5.
¿Cuál es la clasificación de los formularios?
Defina cada uno.
ü Con relación a su representación pueden ser:
Ø Simples: Estos son los que se representan de una sola
forma y no posee anexos: Por ejemplo: Reporte de un aviso de accidente que
tenga una sola hoja.
Ø Compuestos: Estos si poseen más de una hoja y se elaboran
en base a un formato predefinido. Por ejemplo talonarios de caja chica y recibo
de ingreso.
ü Con relación a su uso pueden ser:
Para originar
una acción: Estos se utilizan para iniciar el proceso de una tarea o
un grupo de tareas con un objetivo.
Para registrar una acción: Este está
destinado a guardar información que puede ser consultada.
Para informar resultados: Estos van
destinado informar cifras o análisis de procesos.
ü Con relación a su elaboración pueden ser:
§ Manuales: Estos se llenan de forma manual, o sea que
no se necesita máquinas para confeccionarlos.
§ Semimecanizados: Estos tienen una parte manual y una parte
que se llena con la máquina.
§ Mecanizados: Estos son elaborados totalmente en la
computadora.
6.
¿Qué es un sistema de formularios?
Este es el
sistema que tiene todos los formatos, practicas, normas y reglas que se deben
de tomar a cabo para el manejo de la información escrita.
Estos se clasifican en:
Organigrama de la
empresa.
Por su tamaño.
Su propósito.
El número de
copias.
Combinaciones de
los anteriores.
7.
¿Qué significa codificación de formularios?
Consiste en asignarle un código a cada
formulario, los formularios pueden ser codificados mediante tres métodos.
Ø Método nemotécnico.
Ø Método de bloques.
Ø Método alfanumérico.
8.
¿Cuáles son las señales que indican la
necesidad de implantar el control de los formularios?
Ø Formularios diseñados a mano y reproducidos
por fotocopiadoras. Este hace que el trabajador dependa de una maquina por
ejemplo si se daña la fotocopiadora entonces no se puede imprimir nada, más sin
embargo si se tienen formularios ya estos estarán impresos.
Ø Autorizaciones en el cuerpo del formulario que
no se entienden
Ø Omisión
de detalles importantes para procesar la información. Por ejemplo: El nombre de
la persona o la firma de la misma.
Ø Falta de enumeración.
Ø Formularios con espacios reducidos o
inadecuados.
Ø Formularios no codificados.
Ø Poca
estética en el diseño.
Ø Etc.
9.
Con lo aprendido del tema diseñe un formulario
de orden de compra y un formulario de recibo de ingreso.
10.
Muestre ejemplos de los formularios más
comunes utilizados en las empresas.
.
Ø Cheques: Es un formulario utilizado para pagar a las personas o instituciones
que se le adeuda algún bien o tipo de servicio.
Ø
Recibo de Caja Chica: Este es un formulario utilizado para dejar evidencia
de todos los pagos realizados por el fondo de caja chica.
Ø Recibo de Ingresos: Este es un formulario utilizado
para dejar evidencia de todo el dinero recibido de los clientes.
Ø
Depósito: Es un formulario utilizado con la finalidad de
dejar constancia de los depósitos realizados en el Banco Popular Dominicano.
Ø Factura a crédito: Es un formulario utilizado con la finalidad de
dejar constancia de las ventas a crédito al por mayor y detalle.
Ø Nota de Crédito: Este formulario es utilizado básicamente para dejar
constancia de los descuentos y devoluciones concedidos.
Ø Orden de Compra: Este formulario es utilizado con la finalidad
de realizar determinadas compras.
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