Sisemas de Contabilidad (tarea 6 y 7)

Espacio para Subir la Tarea VI (Temas VI y VII).

Después de estudiar las unidades VI y VII realice lo siguiente:

Analice y respuesta cada pregunta:

1. Define programa.

Un programa es una serie de instrucciones que se le dan a un computador para que procese alguna información bajo un esquema lógico preestablecido. Una vez que los datos han sido cargados a un dispositivo de entrada, el computador se hace cargo del procesamiento de la información.

2. ¿Qué es un programa fuente?

Los programas fuente son instrucciones bajo un cierto orden que se le dan a la computadora para que realice algún tipo de tarea, las cuales pueden comprender  operaciones lógicas, de cálculo, tratamiento de datos o una mezcla de algunos o todas las nombradas.

3. ¿Qué significa archivo de datos?

Los archivos de datos son agrupaciones de campos correspondientes a un registro de información relacionada de alguna forma. Los archivos pueden ser:

Ø  Secuenciales.

Ø  Indexados

Ø  Directos.

4. ¿Que son los Sistemas Contables en Ambientes de PED?

Los sistemas PED se refieren al proceso electrónico de datos, que forman parte de la organización de una empresa y que solamente proporcionan servicio a otras divisiones, áreas o departamentos de la misma empresa.

5. ¿Qué es Riesgo de PED?

Este se trata con la posibilidad de que la información no cumpla con algunas de sus características básicas o que otra persona que no está permitida pueda acceder a ella.

7. ¿Cuáles son los objetivos de los controles internos de PED?

Entre las distintas categorías de controles que una organización puede implantar, tenemos aquellas que se relacionan directamente con las aplicaciones que generan información contable a través de un computador. El objetivo para la implantación de controles dentro de la función de PED  es de reducir el riesgo asociado en este ambiente.

8. ¿Cuáles son los Aspectos a considerar en los controles aplicados al desarrollo y documentación de sistemas?

Los controles aplicados al desarrollo y documentación de sistemas están representados por todos aquellos controles que aseguran la adecuada documentación de estos a lo largo de su CVDS, y deben considerar los siguientes aspectos:

Ø  Los cambios importantes deben adherirse a las políticas establecidas en cuanto al ciclo de vida de un sistema.

Ø  El control  de desarrollo de sistema y cambios de programas deben estar basado en el control de acceso y la organización de bibliotecas.

Ø  Se deben establecer normas para obtener un sistema eficaz de mantenimiento y cambios a programas.

9. ¿Cuáles son los diferentes mecanismos de control interno que usted propondría para de proteger los activos  de la empresa?

Ø  Mecanismos de control interno. Arqueos sorpresivos, controles cruzados, controles al ingreso y egreso del personal, normas de seguridad.

Ø  Observación directa. A través de cámaras.

Ø  Revisión periódica de cada uno de los activos de la empresa.

Ø  Seguridad informática. La información de la empresa puede ser tan o más valiosa que los bienes tangibles. Aplicar buenas prácticas para resguardar datos confidenciales, proteger la infraestructura, bloquear programas maliciosos, y administrar el acceso de los empleados.

10. ¿Cuáles son los nuevos retos para el establecimiento de controles? Para esto tome como referencia el material sobre: Análisis de Sistemas Administrativos.

Sistemas administrativos: es aquel que permite el funcionamiento organizado de la empresa y constituye el medio a través del cual las decisiones de política o estrategia  adoptadas por los niveles superiores de la misma, se concretan en una serie de múltiples decisiones. Es a través del sistema administrativo que se transmiten, registran y conservan los soportes de información mediante los cuales se comunican documentalmente las decisiones que impulsan los actos físicos (comprar, vender, pagar, cobrar, etc.)

II.  Analice las casuísticas siguientes:

1) DISEÑO DE REGISTROS. Los registros de datos son los principales medios de almacenamiento de la información para un sistema. Un sistema contable almacena información de los siguientes libros.

-        Diario

-        Mayor

La estructura de la información respecto al sistema contable requiere los archivos necesarios para almacenar la información de los libros antes nombrados.

Preguntas:

a)       Detalle en términos de campos, ¿Cuáles registros de datos deben contener cada uno de los libros contables nombrados?

El libro diario, es un libro en el cual quedan registradas, cronológicamente todas las transacciones efectuadas en un negocio de acuerdo con los postulados de contabilidad y en función del efecto que éstas hayan tenido en las cinco cuentas básicas de activo, pasivo, capital, ingreso y gastos.

El libro diario también es conocido como libro de primera anotación. En él se deben registrar las operaciones detalladamente por orden progresivo de fechas. Con este paso el proceso contable del negocio adquiere un historial o registro completo de las transacciones realizadas.

El libro mayor en donde se registran las cuentas de activos, pasivos y capital de una empresa. En él se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la empresa.

b)       ¿Qué relación debe existir entre los registros contables del libro diario y el mayor?

La relación es mutua porque  el libro mayor es un resumen de todas las transacciones que aparecen en el libro diario pero separada por cuentas (Efectivo, Cuentas por cobrar, Inventarios, etc.), con el propósito de conocer su movimiento y saldo en forma particular.

          2) PISTAS DE AUDITORIA. Para compensar una falta de separación de funciones, un sistema debe dejar evidencias auditables amplias, quizás con más información impresa  que en los grandes sistemas informáticos. Los análisis se concentrarán en cómo se eligen los paquetes de aplicación o cómo se eligen los paquetes de aplicación o cómo  se diseña el sistema, para asegurarse de que va a proporcionar la información impresa necesaria. Todas las aplicaciones deberán dejar evidencias adecuadas, para que pueda seguirse el proceso de cómo se han utilizado los datos a partir a partir del documento original. Además de servir a los auditores, esta información puede utilizarse para tratar errores o para responder a las consultas de la dirección.

Preguntas:

a)               ¿Por qué se señala en el texto, que un sistema debe dejar “evidencias auditables amplias”?

Porque le sirve a los auditores cuando realizan alguna auditoria en la empresa, y además esa información se puede utilizar para tratar errores o para responder a consultas de la dirección ya que, la contabilidad se trabaja para terceros y debemos asumir que el tercero no tiene idea de lo que estamos trabajando.

b)               Explique el razonamiento de fondo respecto a la razón por la cual deben existir pistas de auditoría.

Las pistas de auditoría deben existir para poder continuar con los procesos, debe existir evidencia necesaria para poder determinar cómo se han utilizado los datos, si no hay evidencia no se pueden revisar ni hacer cambios en caso de algún error.