Las herramientas
computacionales surgieron en la antigüedad. El ábaco, el más antiguo de
los dispositivos de cálculo, fue inventado,
probablemente en Oriente, hace al menos cinco mil años.
Otro ingenio
mecánico fue la máquina de cálculo, inventada por Blaise Pascal, a la que llamó la Pascalina. Se trata de una serie de
engranajes en una caja, que proporcionan resultados de operación, en forma
directa (enseñando un número a través de una ventanita) y que tiene la ventaja
de que evita tener que contar como el ábaco.
La calculadora de
Pascal sólo llevaba a cabo la adición y la sustracción; Gottfried Leibnitz fue capaz de extender este diseño para la multiplicación y la división.
La invención de un
tejido de tela automática en 1801, por Joseph Jacquard, tuvo fuerte influencia
en el futuro de la computación. Esta herramienta usaba tarjetas perforadas para
controlar la trayectoria del zurcido; esto es que una tarjeta contenía el
"Programa" para la
tarea del tejido.
Esta idea fue
utilizada por Charles Babbage quien en 1830 inventa la "máquina
analítica", a la que se podría denominar "La primera computadora digital". El diseño, que nunca fue llevado por
completo a la práctica, contenía todos los elementos que configuran a una
computadora moderna. La máquina analítica estaba dividida funcionalmente en dos
grandes partes: una que ordenaba y otra que ejecutaba las órdenes.
En 1887, Hollerith desarrollo su concepto de tarjeta de lectura mecánica y diseño un dispositivo conocido como la máquina del
censo. La tabulación con los métodos de Hollerith
requería una octava parte del tiempo que se necesitaba antes, por lo que se
adoptaron sus técnicas para el censo de
1890. En 1896 fundó la Tubulating Machine Company para fabricar y vender su
invento. Más tarde, esta firma se fusionó con otras para formar la IBM.
Sin embargo, tienen
que pasar casi cien años para que entre 1937 y 1942 se diseñe la primera
computadora digital electrónica. El Dr. John V. Atanasoff, de la Universidad Estatal de Lowa,
desarrolló y llamó a su invento "Computadora Atanasoff-Berry" o sólo
ABC (Atanasoff-Berry Computer).
Después de varias
conversaciones con el Dr. Atanasoff, leer los principios de la computadora ABC y verla en persona, un equipo de la Universidad de Pennsylvania, dirigido
por los Ingenieros John Mauchly y John Eckert, construyeron una gran máquina
eléctrica llamada ENIAC (Electrical Numerical Entegrator and Computer).
Esta máquina era
enorme; ocupaba todo el sótano de la universidad, tenía más de dieciocho mil
tubos al vacío, consumía 200Kw de energía eléctrica y requería todo un sistema de aire acondicionado industrial; pero era capaz de realizar
alrededor de cinco mil operaciones aritméticas en un segundo, dejando para
siempre atrás las limitaciones humanas de velocidad y precisión, e inaugurando
una nueva etapa en las capacidades de procesamiento.
El proyecto terminó cuando, dos años después, se integró a ese
equipo el Ingeniero y Matemático John Von Neumann, cuyas ideas resultaron tan fundamentales para el
desarrollo de las computadoras modernas que de hecho a él se le considera el
"Padre de Las Computadoras".
La computadora
diseñada por este nuevo equipo se llamó EDVAC (Electronic Discrete Variable
Automatic Computer); Tenía cerca de cuatro mil tubos al vacío y usaba un tipo
de memoria basado en tubos llenos de mercurio por donde circulaban señales eléctricas sujetos a retardos.
La nueva idea
fundamental resulta ser muy sencilla: "Permitir que en la memoria coexistan datos
con instrucciones, para que entonces la computadora pueda ser programada de
manera "suave" (de ahí la palabra Software) y no por medio de
alambres que eléctricamente interconectaban varias secciones de control, como
en la ENIAC".
Sistemas:
Un sistema es un
conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos
atributos identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para
lograr un objetivo común.
Es un conjunto de
elementos que se relacionan entre sí, con la finalidad de apoyar las
actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversa y básicamente incluyen:
·
El equipo de cómputos.
·
El recurso humano que interactúa con el sistema de
información.
·
La información que se introduce al sistema.
·
Los programas que procesados producen los diferentes
tipos de resultados.
El principal
objetivo de un sistema es dotar de herramientas a la administración que le permitan conocer, controlar y dirigir las
operaciones de un negocio, proporcionándole los cimientos para el control de
todos los aspectos importantes de la organización.
Un sistema de
contabilidad procesa los datos a través de los pasos del ciclo contable, los
cuales son:
·
Registrar las operaciones diarias.
·
Pase de los datos según las operaciones a las cuentas del mayor.
·
Preparar una balanza de comprobación.
·
Preparar un Estado de Ganancias o
Pérdidas.
·
Cierre de las cuentas del mayor.
·
Determinar los saldos y cortes de las cuentas.
·
Preparar una balanza Postcierre.
Estos pasos que
intervienen en el ciclo contable se reflejan en los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados.
Pero un Sistema de
Contabilidad comprende sin embargo, algo más que las formas y los procedimientos que se emplean en
el proceso de los datos a través de los pasos del ciclo contable, este también
incluye las formas y procedimientos que se usan en la preparación de datos que
han de procesarse durante el ciclo.
Si bien las
Computadoras Personales no sufren ningún cambio, es necesario que los Sistemas
de Contabilidad varíen de acuerdo a la magnitud del negocio, la naturaleza de
sus de sus operaciones y la información en particular que requiere la
administración.
Los sistemas de
contabilidad pueden ser de distintos tipos, según su complejidad y la forma
como están diseñados.
Podemos distinguir,
para los fines de este trabajo, dos clases de Sistemas de Contabilidad: Los
Manuales y Los Computarizados.
Sistemas De Contabilidad Manual
Un Sistema de
Contabilidad Manual es el que se desarrolla trabajando manualmente, al menos en
un alto porcentaje. Aunque se utilizan algunas maquinas sumadoras o
calculadoras; la mayoría de los trabajos son realizados en forma manual.
En estos sistemas
el factor hombre es la base. Este
realiza todas las tareas necesarias para la obtención final de la información
financiera, ya sean de índole intelectual o de índole aritmética.
La mayor debilidad
de los sistemas manuales es que se vuelven lentos cuando se trata de procesar
grandes volúmenes de información, en cuyo caso seria necesario el uso de gran
cantidad de personas.
Sistema Computarizado.
Un sistema de
contabilidad computarizado se vale de computadoras para llevar a cabo los movimientos
contables de las cuentas, manejándolas hasta producir las informaciones
finales.
Como ya apreciamos,
las computadoras pueden ejecutar un gran número de instrucciones de acuerdo a
un programa, sin errores y a gran velocidad. Este hecho permite que, mediante
la creación de software o programas creados en el computador, se puedan
realizar las labores hasta antes propias de los contadores. En los sistemas de
contabilidad computarizados la labor del contador es prácticamente intelectual.
Este deberá asegurarse de que la configuración y entrada de una transacción
sean conectadas, el sistema hará el resto.
Importancia de los Sistemas.
En la actualidad,
todo proceso contable requiere de los sistemas. En una empresa, el
funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas. De esto se deduce
la importancia que tienen los sistemas, y como su uso, redunda en beneficios
para toda empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las
operaciones y transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los
sistemas mecanizados desarrollados en las computadoras. La mayor responsabilidad de un gerente es la de tomar
decisiones de tipo financiero y no financiero; el proceso de toma de decisiones
se basará necesariamente en la información generada por los sistemas de
información gerencial implantados con ese objetivo. La calidad de la información
generada es un factor crítico para guiar a la empresa por el rumbo deseado.
Todo el proceso de
generación de información en las empresas esta soportado por sistemas que
manejan una serie de variables complejas, que ayudan a los gerentes a
"generar información". Este proceso no es del todo fácil, ya que llegar
a un sistema que soporte cualquier tipo de decisiones, requiere el esfuerzo de
muchas personas y horas interminables de trabajo.
El éxito de un
sistema se puede medir por ejemplo, por el grado de aceptación que los usuarios
le asignan. Hay muchas razones por las cuales vale la pena realizar el esfuerzo
de tener un buen sistema de información.
El surgimiento de
una nueva tecnología experimentada en
las últimas cuatro décadas se presenta como la antesala del desarrollo de lo
que hoy conocemos como Sistemas Automatizados.
La aparición de las
computadoras, la generalización de las corporaciones, el surgimiento de grandes
empresas multinacionales y la globalización de los comercios
internacionales, dio un nuevo giro a la orientación de la información
financiera, surgiendo la necesidad de crear Sistemas de Contabilidad que sean
más útiles en el desenvolvimiento de la gestión contable y
administrativa, y que dichas informaciones sean efectivas, confiables y
oportunas; esta necesidad fue lo que impulsó hacia la creación de los Sistemas
de Contabilidad Computarizados.
Modalidades.
Existe una amplia
gama de Softwares o Paquetes de Contabilidad que han formado parte de las
herramientas de trabajo de muchas empresas desde hace más de 40 años, hasta tal
punto que hoy en día son el motor de las operaciones de muchas de ellas. Lo que
ha permitido a los Ingenieros en Sistemas y a los propios Contadores el buscar
la forma de satisfacer de una manera más completa las necesidades en las que se
ve envuelta la empresa, de acuerdo al volumen de las operaciones
que esta maneja; por lo que han tratado de crear Sistemas Computarizados de
Contabilidad que brinden los mismos beneficios que los sistemas manuales.
GENERALIDADES DEL SISTEMA DACEASY
DacEasy es uno de los sistemas computarizados para el manejo de
la contabilidad mas usado en el mundo. En nuestro país hay miles de empresas
que los usan, y a nivel mundial son millones de empresas las que llevan la
contabilidad con este sistema.
Este uso
generalizado se debe principalmente a la gran flexibilidad que tiene el sistema
DacEasy para ser adaptado a cada uno de los diferentes casos contables que se
presentan en cada tipo de empresa. Usted puede automatizar una empresa de
servicios, mercantil (compra y venta de productos) o una fabrica (manejo de
costo de producción).
DacEasy es un sistema de contabilidad que cumple con los
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). El sistema por
defecto para manejar los ingresos y los gastos es el de lo Devengado. O sea al
momento de hacer una factura, el ingreso queda registrado en el periodo en que
esta se realiza y el costo de venta es también llevado al mismo periodo.
El usuario que aprende
a manejar un modulo del sistema, fácilmente aprende a manejar los demás, debido
a la consideración y similitud en los procedimientos y funciones. Además, el
sistema mantiene una orientación permanente de lo que debe hacerse en cada
caso. Con solo presionar la tecla F1, y para mayor orientación, posee una ayuda
temática que se accesa presionando “Shift” y F1.
En detalle, dentro de las principales tareas que se
pueden desarrollar en DacEasy se encuentran:
- Crear varias compañías
- Multiusuario: varias
personas pueden trabajar al mismo tiempo con la misma empresa o diferentes
compañías
- Tener dos a;os fiscales abiertos
- Crear su propio catalogo de cuentas
- Entradas de diario
- Manejo de
cuentas por cobrar: Facturación, nota de debito o crédito, devoluciones,
estados de cuentas
- Cuentas por
pagar: Orden de compras, mercancías recibidas, devoluciones, notas de
debito o crédito, estados de cuentas, entre otros.
- Cuentas
Bancarias: Emisión de Cheques, registro de depósitos,
conciliación bancaria, balance en línea, otros.
- Inventarios: Tabla de
precios, lista de conteo, inventario físico otros
- Activos fijos: Veneración automática
de la depreciación y alimentación del mayor general con entrada de diario,
listados, otros.
- Recurrentes: las entradas
de diarios, cheques o facturas que se repiten mensualmente, pueden ser
generadas automáticamente por DacEasy
- ITBIS: Calculo y
acumulación al comprar o vender
- Query: Generador de
reportes opcionales de cualesquiera de los módulos
- Cierre fiscal, presupuesto, estadísticas, otros
