FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA COMPUTARIZADO

 FUNCIONES Y CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA COMPUTARIZADO

La Contabilidad se fundamenta en la necesidad de contar con información financiera veraz, oportuna y completa, con documentos y registros que demuestren los procesos realizados por una entidad y los resultados obtenidos que reflejen su situación financiera.

Toda organización que realiza una actividad permanente u ocasional, para su funcionamiento requiere controlar las operaciones que efectúa, los cambios ocurridos en sus activos, sus obligaciones y su patrimonio, a fin de que se pueda informar e interpretar los resultados de la gestión administrativa y financiera.
Muchos estudiosos de la contabilidad coinciden en señalar que la Contabilidad es una ciencia económica, que tiene fuertes relaciones con el derecho puesto que debe adaptarse al cumplimiento de las normas legales que rigen a los países y a las instituciones públicas y privadas.

La Contabilidad es la ciencia que coordina y dispone en libros adecuados las anotaciones de las operaciones efectuadas por una empresa mercantil, con el objeto de conocer la situación de dicha empresa, determinar los resultados obtenidos y explicar las causas que han producido estos resultados."

Para Agustín Argaluza: "La Contabilidad es una técnica auxiliar de la Economía de Empresas, cuyo objetivo es satisfacer necesidades de información y de control a un costo mínimo, ayudando así a que las empresas logren mayores utilidades".

Ricardo de Sá: "La Contabilidad es una ciencia que determina las leyes que regulan las cuentas relativas a los hechos y actos de gestión, sean públicos o privados".

Bernanrd Hargadón: "Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e interpretar datos financieros , para obtener así las informaciones necesarias de una empresa".

David Himelbleau: "Contabilidad es el lenguaje de los negocios y por consiguiente, en las condiciones actuales, es esencial para el éxito de los mismos".

De la revisión de las definiciones anteriores, se concluye que la Contabilidad es una ciencia que permite el análisis y registro de los hechos financieros expresados en términos monetarios, realizados en una entidad o empresa, hasta la obtención de Estados Financieros cuyos resultados deben ser analizados para orientar la toma de decisiones, por tanto la Contabilidad permite al Director Ejecutivo (Representante Legal), prever lo que debe hacer frente a una situación dada, decidir y actuar oportunamente y de manera efectiva.

El sistema contable funciona a partir de las transacciones económicas y financieras que son resultado de la gestión institucional. Cuatro son los períodos o etapas que se deben considerar en el desarrollo de la Contabilidad de toda organización:

·         Período Inicial

·         Período de Gestión

·         Período de fin de ejercicio

·         Período de Liquidación

El Período Inicial: Comprende la organización y los asientos contables que motivarán las operaciones preliminares (preparación de presupuestos, las solicitudes de fondos, entre otros).

El período de Gestión: Es definido como el lapso de tiempo comprendido entre el principio y el fin de cada ejercicio contable (1 de Enero al 31 de Diciembre).

El período del fin del Ejercicio: Comprende las operaciones de cierre de los Estados Financieros de Situación y de Resultados para la determinación de los objetivos y metas que se logró alcanzar y los resultados de las operaciones económicas.

El período de liquidación: Es el que comprende el Balance de liquidación final y de cierre de la empresa.

Todas estas transacciones son: clasificadas, verificadas, registradas, analizadas y reportadas a través de los informes financieros mensuales, trimestrales y anuales.

La contabilidad es aplicable a todas las actividades que desarrolla el ser humano, así actividades empresariales, actividades de carácter cultural, político, gremial, deportivas, militar, religiosas, sociales, recreativas, de asistencia social, etc. en la que exista manejo de recursos económicos se aplica la Contabilidad, por ello se afirma que su campo de aplicación es ilimitado, sin embargo sus principios son únicos.

Adaptación del programa de contabilidad computarizado Daceasy:

Cuando se accesa al programa DacEasy; este presenta en la pantalla lo que llamamos menú principal. Desde este menú usted elige la opción con la que va a trabajar. Para elegir una opción en el menú, hay que desplazarse con las flechas hasta que esta se destaque y presionar “enter” o mover el puntero con el Mouse hasta ella y presionar el botón izquierdo dos veces.

En la parte superior de la pantalla aparecen una serie de funciones ejecutables dependiendo de la tarea que la persona este procesando, estas pueden ser ejecutables o no. Las que están encendidas son las que pueden ejecutarse. Las funciones más comunes en DacEasy son:

• F1: Ayuda
• F2: Otras funciones que no ven en ese momento
• F3: para cuadrar provisionalmente o para activar o desactivar
• F4: cambiar fecha del sistema
• F5: Buscar
• F6: Borrar
• F7: Para entrar balance inicial
• F8: Agrupar
• F9: Editar
• F10: Procesar o grabar
• Esc: Salir

Pasos para crear una empresa:

1. Se elige la opción OPEN en el menú principal
2. Presionar la tecla F8
3. Entrar el nombre de la empresa
4. Entrar el nombre del directorio donde van a estar los archivos de la empresa, preferiblemente de 8 letras o menos
5. Presionar enter
6. Elegir crear su propio catalogo de cuenta
7. Elegir el método de cómo va a departamentalizar los ingresos, devoluciones y costos: a) Nada si solo tiene un tipo de ingresos, b) Clientes si sus ingresos se clasifican por tener varios clientes o, c) inventario si sus ingresos se clasifican por vender varios tipos de productos o servicios
8. Presionar F10 para procesar

Luego de haber creado la empresa se procede a introducir las informaciones de la misma. Las informaciones que se entren aquí aparecerán en los reportes que genera el sistema, tales como: Estados Financieros, Diarios, Facturas, entre otros; además aparecerá el nombre de la empresa al pie de la pantalla como una especie de membrete.

DacEasy ofrece la ventaja de abrir dos años fiscales o 24 meses. De esa forma cuando usted este trabajando en fecha de cierre de año, puede seguir registrando normalmente las transacciones del año siguiente.

Para crear los archivos de la empresa se debe crear un catalogo de cuenta con las cuentas utilizadas en la misma. Todas las transacciones que se hagan en la empresa serán resumidas y pasadas al catalogo de cuentas. Dependiendo de la estructura que se dé al catalogo al momento de crearlo, en ese mismo orden, se generaran sus Estados Financieros.

Para la creación de una compañía en un sistema computarizado, se sigue el procedimiento siguiente:

-         Agregar datos básicos de la empresa (nombre, ubicación, teléfono, RNC, fax, entre otros).

-         Creación de un catálogo de cuentas para la empresa, el cual muestra todas las cuentas utilizadas en la misma: Todas las transacciones que se hagan en la empresa serán resumidas y pasadas al catálogo de cuentas. Dependiendo de la estructura que se le de al catálogo, en ese mismo orden se generarán sus Estados Financieros.

Pasos para crear una cuenta en DacEasy:  

1.     Elegir la opción Cuenta en el menú principal (EDIT/CUENTA)

2.     Llenar los siguientes campos:

- Número: Entre el número de la cuenta

              - Nombre: Digite el nombre de la cuenta

              - Tipo: Elegir el tipo de cuenta, Control (General) o Detalle (Auxiliar)

              - Nivel: Entre un número del 1 al 9. Las cuentas de nivel 1 representan grupos de cuentas (Activos, Pasivos, Capital, Ingresos….) y no tienen cuenta control. Las de nivel 2 son las que tienen como control o madre una cuenta de nivel 1. Las de nivel 3 son las que tienen como control o madre una cuenta de nivel 2, y así sucesivamente.

              - Madre: Entrar el número de la cuenta control a la que pertenece la cuenta que esté creando.

              -Grupo: Elegir el grupo al que pertenece la cuenta (Activo, Pasivo, Capital…..). Esta elección solo se hace cuando se está creando una cuenta de nivel 1, en los demás casos el sistema lo hace automáticamente.

3. Si la cuenta es de Banco, elija Yes, donde dice cuenta de Caja/Banco.

4. Presionar F10.

- Determinación del ciclo contable

- Determinación de las cuentas de interfaz: En DacEasy se hace de la manera siguiente:

         1. Para accesar a la tabla de interfaces seleccione SETUP en Edit del menú principal y elija cuentas Interface (EDIT/SETUP/CUENTAS INTERFACE).

         2. Elegir como va a ser la distribución de los ingresos, devoluciones y costos: a) Nada      b) Cliente             c) Inventario

Nada: Con esta opción le dice al sistema que sólo tiene una cuenta de ingresos para ser alimentada al momento de facturar.

Clientes: Elija esta opción cuando sus ingresos se clasifiquen debido al tipo de clientes a los que les venda sus productos o servicios. Por ejemplo ventas al por mayor (4101) y ventas al detalle (4102).

Inventario: Se selecciona esta opción cuando en la empresa existen diferentes departamentos. Por ejemplo departamento de damas (4101), Depto. De caballeros (4102), depto. De niños (4103), entre otros. Estos surgen debido a la clasificación del producto que se vende y el interés de saber cuál es la rentabilidad de cada uno.

3. Digitar o buscar con F5 el número de cuenta donde se van a resumir las transacciones de cada módulo. Por ejemplo donde dice Cuenta de Caja/Banco, entrar el número de la 1ra cuenta del banco….

Nota: Todas las cuentas que se entren en esta parte deben ser auxiliares, excepto cuando se clasifica por cliente/inventario. Cuando esto ultimo ocurre, las cuentas de costos, ventas y devoluciones deben ser de Control y las demás auxiliares.

-         Configuración de los términos de compra y de venta: Esta parte se refiere a bajo que términos se comprará o venderá. si la empresa comprará facturas con descuentos y si esta venderá otorgando descuentos a sus clientes sobre las facturas a crédito. Los términos se crean para controlar el vencimiento, mora y  descuentos de las facturas por cobrar o por pagar.

-         Configuración del ITBIS: En los diferentes sistemas computarizados se crea una tabla de impuestos para llevar el ITBIS. Al momento de facturar, si el producto está gravado con impuesto, ‘este se calcula y retiene automáticamente. Lo mismo sucede al registrar una compra.

-         Datos de clientes, proveedores y productos:

CREACIÓN DE CLIENTES: para usar este módulo en sistemas computarizados se tiene que haber definido en la tabla de interface, la cuenta auxiliar donde se van a resumir las transacciones de Cuentas por Cobrar.

En DacEasy se crea el cliente de la manera siguiente:

-         Elegir CLIENTES en edit del menú principal (EDIT/CLIENTES).

-         Entrar el código del cliente.

-         Digitar Nombre, contacto, dirección, RNC, Teléfonos, Fax…

-         Elegir el tipo de cuenta: Open (A crédito) Cash (Al Contado).

-         En Mayor General entrar el departamento, solo se llenará si en la tabla de interface se clasificó por clientes. Cuando esto último ocurre se presiona F5 y se elige la opción la cuenta de ingresos del cliente. Ejemplo si fuera la cuenta 4102, aquí iría 02.

-         Presionar F5 y elegir la cuenta de ingresos

-         Presionar F5 y elegir el impuesto

-         Presionar F5 y elegir el término

-         Presionar F5 y elegir un mensaje. Si elige un mensaje, ‘este y el balance del cliente se desplegaran  cada vez que accese dicho cliente

-         Seleccionar el grupo de precio. Si no le interesa, déjelo en Nada

-         Elegir el vendedor que tenga asignado el cliente

-         Entrar el código de factura. Esto se usa para generar facturas recurrentes. A todos los clientes que tengan un mismo grupo se le puede generar una factura igual con sólo ejecutar una opción en Recurrentes.

-         Entrar el límite de Crédito

-         Entrar el Cargo por Mora o % que se le cobrará a los clientes que dejen vencer sus facturas.

-         Presionar F10 para grabar

NOTA: Los datos básicos que debe entrar para procesar un cliente son: Código, Nombre, Impuestos y Término, los demás son opcionales.

CREACION DE SUPLIDORES:

El módulo de suplidores se maneja en forma muy similar al módulo de clientes. En este es donde se abre un código de todos los suplidores, de los cuales usted esté interesado en mantener un historial de las transacciones que realiza.

-         Agregar clientes, proveedores y productos:

- Creación de Productos: Al usar este módulo el sistema va creando informaciones históricas relativas a las compras y las ventas de los productos. Aquí se puede llevar un inventario perpetuo de sus productos o simplemente usarlo para fines de facturación.

-         Agregar servicios: Los archivos de servicios se crean para mantener información histórica de los servicios que se venden en una empresa. Una vez creados, al momento de hacer una factura usted elige el o los servicios que se hayan prestado.

-         Agregar notas a clientes y suplidores: Este módulos permite agregar notas a clientes y suplidores.

Después que se han todas las informaciones anteriores, se procede a introducir los balances de cada una de las cuentas afectadas en las diferentes transacciones realizadas por la empresa.